Tämä tietosuojaseloste on sekä asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus) mukainen tiedote rekisteröidyille heidän henkilötietojensa käsittelystä että asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus tai TSA) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista.
Rekisterin nimi
Lahden Vihreät ry:n jäsenrekisteri.
Rekisterinpitäjä
Lahden Vihreät ry
Hollolankatu 3 LH 13
15110 Lahti
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii yhdistyksen jäsenvastaava Riina Puusaari, riina.puusaari(a)gmail.com.
Yhdistys on Vihreä liitto rp:n jäsenyhdistys ja muodostaa sen sekä muiden sen jäsenyhdistysten kanssa yhdistysoikeudellisesti nk. kiinteän liiton. Tästä kiinteästä liitosta käytetään tässä tietosuojaselosteessa nimitystä puolue. Yhdistyksen henkilöjäsenillä on yhdistyksen jäsenyyden kautta välillinen jäsenyyssuhde Vihreään liittoon yhden välissä olevan yhdistysportaan kautta.
Rekisteröityjen henkilötietojen tietolähteet, käyttötarkoitukset ja oikeusperiaatteet
Jäsenrekisterin tarkoituksena on mahdollistaa yhdistyksen toiminnan tarkoituksen toteuttaminen, jäsenten poliittisten vaikutusmahdollisuuksien parantaminen, yhteydenpito jäsenistöön sekä yhdistyksen lakisääteinen vaatimus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä.
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklojen 6.1(a) ja 9.2(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus, artiklan 9.2(d) mukaisesti rekisteröidyn henkilön jäsenyyden myötä syntyvä yhteys poliittiseen yhdistykseen, ja artiklan 6.1(c) mukainen rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä. Henkilön suostuessa henkilötietojensa tallentamiseen puolueen jäsenmaksurekisteriin hän suostuu samalla niiden luovuttamiseen valitsemalleen yhdistykselle jäsenrekisteriin tallentamista varten. Yhdistys voi kuitenkin tarvittaessa pyytää suostumusta henkilöltä myös suoraan.
Ensisijaisena tietolähteenä toimivat Vihreä liitto rp:n jäsenmaksurekisteristään jäsenyhdistyksilleen luovuttamat tiedot. Tietoja voidaan niiden ajantasaisuuden varmistamiseksi päivittää myös muihin julkisesti saatavilla oleviin rekistereihin tallennetuista henkilötiedoista, esimerkiksi julkisten Suomessa toimivien puhelinnumeropalvelujen tiedoista. Maksusuoritusten ja pankkiyhteystietojen osalta tietojen lähteenä toimii rekisteröidyn pankki.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötietojen ryhmät:
- syntymäaika
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja katuosoitteet
- tiedot jäsenyyksistä
- tiedot jäsenmaksusuorituksista
Lisäksi rekisteriin voidaan rekisteröidyn suostumuksella jäsenpalvelun parantamiseksi ja puolueen tilastointitarkoituksia varten tallentaa:
- pankkiyhteystiedot, kuten e-laskuosoite
- itsemääritelty sukupuoli
- opiskelupaikka
- tiedot henkilön kielitaidosta
- tietoja aiemmista yhteydenotoista henkilöön
- tieto siitä, mikäli henkilö haluaa tulla kohdelluksi puolueessa nk. sitoutumattomana jäsenenä. Tällaista henkilöä ei pidetä puolueen jäsenenä tilastollisissa tarkoituksissa, eikä hän saa puolueen jäsenetuja, kuten jäsenetulehteä.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Mikäli henkilö ei itse jäljempänä esitetyllä tavalla vaadi henkilötietojensa poistoa rekisteristä, rekisterinpitäjä poistaa rekisteröidyn henkilötiedot, kun niiden käsittely ei enää ole tietojen käsittelyn tarkoitus huomioiden välttämätöntä, kuitenkin viimeistään sitten, kun on kulunut vähintään kaksi kokonaista kalenterivuotta siitä, kun henkilön kaikki jäsenyydet ovat päättyneet tai päätetty.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy rekisterin tietoihin
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti omasta pyynnöstään saada tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
Tietoja voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus vaatia rekisterin tietojen oikaisua
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
Oikaisua voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä, kieltää tietojen käsittely sekä vaatia tietojen poistoa
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Mikäli henkilö rajoittaa tai vastustaa käsittelyä tai kieltää käsittelyn tavalla, joka estää käyttämästä rekisteriä sen käyttötarkoituksen mukaisesti, rekisterinpitäjä katsoo henkilön eroavan yhdistyksestä.
Tietojen poistoa voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, esimerkiksi taulukko-, XML- tai JSON-muodossa. Tietoja voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä. Rekisterinpitäjä pyrkii toimittamaan tiedot viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä pyynnöstä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, rekisteröidylle tiedotetaan tästä erikseen.
Mikäli rekisteröidyn esittämät pyynnöt ovat luonteeltaan toistuvia, rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää niiden toimittamisesta maksu. Maksun suuruudesta päättää yhdistyksen hallitus.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity henkilö katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, hänellä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle joko vakituisessa asuin- tai työskentelyvaltiossaan, tai siinä jäsenvaltiossa, jossa rikkominen on tapahtunut. Kyseinen valtio on Suomi, jos rekisteröity katsoo, että rikkomuksen tekijä on rekisterinpitäjänä toimiva puolueen jäsenyhdistys. Tämä oikeus ei rajoita rekisteröidyn oikeuksia muihin lain suomiin suojakeinoihin.
Tietosuoja-asetuksen valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.
Puolue kehottaa rekisteröityjä jäseniään saattamaan mahdolliset epäilyksensä jäsenyhdistyksiä koskevista tietosuoja-asetuksen rikkomuksista välittömästi myös puolueen tietosuojavastaavan tietoon riippumatta siitä, aikooko jäsen tehdä asiasta valituksen valvontaviranomaiselle. Puolueen tietosuojavastaavan tavoittaa sähköpostitse osoitteesta dpo@vihreat.fi.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Kaikki henkilötiedot voidaan yhdistyksen jäsenpalvelun parantamiseksi ja jäsenmaksuperinnän tehostamiseksi luovuttaa Vihreä liitto rp:n käyttöön puolueen jäsenmaksurekisterin ylläpitoa varten. Mitään henkilötietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille, paitsi milloin rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen tätä edellyttää.
Jos kaikkien yhdistysten jäsenten tiedot on jäsenten suostumuksella tallennettu myös puolueen jäsenmaksurekisteriin, voi yhdistys puolueen suostumuksella päättää myöhemmin siirtää jäsenrekisterinsä Vihreä liitto rp:n ylläpidettäväksi. Yhdistys toimii tällöin yhteisrekisterinpitäjänä puolueen kanssa siten, kun puolueen jäsenmaksurekisterin tietosuojaselosteessa on kuvattu.
Henkilötietoja ei siirretä niiden käsittelyä varten Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio ei ole katsonut kohdemaan tietosuojan tasoa riittäväksi.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Kerättyjä tietoja ei käytetä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaan päätöksentekoon. Tietoja voidaan kuitenkin käyttää profilointiin osittain automaattista päätöksentekoa varten viestinnällisissä tarkoituksessa, esimerkiksi haluttaessa välittää viesti kaikille niille henkilöille, joiden arvellaan olevan ilmoittamansa ikätiedon perusteella kiinnostuneita osallistumaan yhdistyksen nuorisoiltaan.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus on pyritty varmistamaan arvioituun riskitasoon nähden tarkoituksenmukaisella tavalla:
- Tiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla laitteella, jonka sisältö on salattu tai virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla varmistettu.
- Tietojen luottamuksellisuus on turvattu salatulla tietoliikenteellä.
- Kyky palauttaa tiedot nopeasti vikatilanteessa on turvattu säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Palveluiden käytettävyys on muuten varmistettu huolehtimalla ohjelmistojen ylläpidosta säännöllisesti.
- Yhdistys pyrkii arvioimaan tietojenkäsittelyn turvallisuuteen vaikuttavien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta säännöllisesti.
- Käsittelyssä käytettäviä järjestelmiä, sovelluksia ja palveluja hankittaessa huomioidaan tietosuoja jo hankintaprosessissa.
- Rekisterin muokkaaminen ja pääsy rekisterin tietoihin estetään teknisesti muilta kuin edellä määritellyiltä tietojen käsittelyyn oikeutetuilta henkilöiltä. Oikeutetut henkilöt tunnistetaan asianmukaisella pääsynvalvonnalla.